Công việc không nhất thiết phải vất vả. Nhờ vào kaizen để công việc trở nên “thoải mái”, bạn sẽ làm tốt công việc mà không phải quá sức

Mấu chốt tạo dựng nên phương thức sản xuất của Toyota là Kaizen. Để loại bỏ triệt để lãng phí và nâng cao năng suất làm việc, họ luôn thay đổi cách làm việc theo hướng tốt hơn. Điểm mạnh của Toyota nằm ở việc toàn bộ nhân viên trong công ty đều chuyên tâm nỗ lực vào hoạt động Kaizen này.

Kaizen, nói một cách khác, cũng mang ý nghĩa là việc giải quyết “khó khăn” ở nơi làm việc.

Chắc chắn bất cứ công việc nào cũng tồn tại “khó khăn”. Có nhiều công đoạn gia công tồn tại một cách bất đắc dĩ với lí do “từ trước đến giờ mọi người đều làm theo như vậy”.

Tại một công ty có chuyên gia của công ty giải pháp OJT đến thực hiện chỉ đạo hoạt đông Kaizen có một câu chuyện như sau đây. Tại một dây chuyền sản xuất lắp rắp linh kiện của công ty, mỗi lần gia công nhân viên sẽ lấy linh kiện từ chiếc hộp đặt ở dưới sàn. Mỗi lần lấy linh kiện, người nhân viên này phải nhún mình xuống, nên anh bị tổn thương ở đầu gối và lưng. Tuy nhiên, vì trước giờ mọi người luôn dùng cách này để thực hiện gia công, nên anh ta không hề than vãn mà vẫn giữ nguyên cách làm đó.

Khi đó, chuyên gia đào tạo đã khuyên anh ấy đặt các liên kiện trên bàn làm việc để không phải vất vả cúi xuống mà vẫn lấy được. Nhờ đó, anh ấy hầu như phải vận động quá nhiều mà vẫn lấy được linh kiện, tốc độ làm việc cũng tăng lên. Anh nhân viên vui mừng “từ giờ tôi đã có thể làm việc thoải mái hơn trước đây rất nhiều”.

Nhà đào tạo Takahiko Inoue nói:

“Những khó khăn chính là ‘quả trứng vàng’ sinh ra Kaizen. Tại nơi làm việc, hãy bắt đầu từ những công việc khó khăn, và biến những công việc đó trở nên dễ dàng hơn. Nhờ lặp đi lặp lại việc Kaizen những công việc khó khăn, bạn có thể giảm bớt sức lại và làm việc một cách thoải mái. Hơn nữa, nhờ cách làm ấy, bạn có thể làm việc trong thời gian ngắn với độ chính xác cao”.

Chuyên gia đào tạo Tomio Tanaka cũng nói: “Để nâng cao năng suất công việc, suy nghĩ biến công việc thành thứ có thể thực hiện một cách dễ dàng là rất quan trọng”.

“Hồi còn làm cho Toyota, tôi từng có hơn 20 lần đến các công xưởng tại Nam Phi để hỗ trợ Kaizen. Hồi ấy, các nhân viên tại nơi làm việc hoàn toàn không được thấm nhuần phương thức sản xuất của Toyota, chỉ riêng việc hướng dẫn 2S (Seri – Seiton) cũng khiến tôi vất vả rất nhiều. Họ luôn tự bào chữa cho mình bằng lý do nếu giữ cho công xưởng luôn luôn sạch sẽ thì họ sẽ cướp mất công việc của những người sống nhờ việc dọn vệ sinh. Vậy nên không thể áp dụng y nguyên cách làm của Nhật Bản tại nơi đây.

Dù vậy, tôi vẫn giải thích tỉ mỉ cho họ rằng vẫn còn nhiều công việc thay thế khác dành cho những nhân viên dọn vệ sinh, và chỉ ra cho họ hiệu quả của Kaizen và 5S, nhờ đó, họ dần dần thấu hiểu được cách làm. Chẳng hạn, khi họ hiểu được nếu để linh kiện, dụng cụ lại gần nơi thao tác, năng suất công việc sẽ tăng lên, công việc thực hiện sẽ thuận tiện hơn, thì họ sẽ tích cực thực hiện Kaizen. Có thể nói “biến công việc trở nên dễ dàng hơn” là cách suy nghĩ thông dụng trên toàn thế giới.”

Không có ai ghét “công việc dễ dàng” cả. Chính bản thân việc “biến công việc trở nên dễ dàng hơn” sẽ là động lực để mọi người tự vận động, phát huy trí lực để làm việc.

Thử suy nghĩ “Có thể thay thế được không?”

Cả với những công việc văn phòng, chắc chắn có nhiều việc phiền phức nhưng vẫn phải làm liên tục, hoặc những công việc gây ra nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian, gây cảm giác khó chịu.

Tôi sẽ lấy ví dụ với việc bán hàng đến tận nhà tiếp thị. Với những người mới làm có một lợi thế đó là họ rất mạnh dạn, có thể phát hiện ra những nhu cầu của khách hàng mà từ trước đến giờ cả những người làm lâu năm cũng không biết. Tuy nhiên, nếu là người phụ trách bán hàng đã bị từ chối quá nhiều và cảm thấy hiệu quả thấp của công việc này, họ sẽ nghĩ đến cách sử dụng mạng xã hội, internet hoặc mở các hội nghị để thu hút khách hàng. Nếu lấy lí do “đến tận nhà tiếp thị là truyền thống của công ty tôi” để tiếp tục duy trì hoạt động này, thì hãy thử thay đổi cách làm, biết đâu kết quả tốt hơn sẽ xuất hiện.

Nếu bạn có những trăn trở như “họp hành nhiều quá”, “cuộc họp dài quá”, bạn hãy thử xem có cách nào khác thay thế được hay không. Nếu là cuộc họp chủ yếu để báo cáo, có khi chỉ cần liên lạc qua Email là mọi chuyện sẽ được giải quyết. Hoặc cũng có những cuộc họp ngay từ đầu đã không cần thiết rồi.

Nhờ vào những ý tưởng “cách làm này có khi lại dễ dàng hơn”, hoạt động Kaizen sẽ tiến triển tốt đẹp.

“Cậu có vấn đề gì khó khăn không?”

Tôi thường sử dụng câu hỏi này khi chỉ đạo những người đã cố gắng hết sức làm việc nhưng kết quả công việc không tương xướng với công sức bỏ ra.

Ví dụ như có một nhân viên liên tục một thời gian dài không thể kết thúc công việc trong thời gian quy định. Những người thế này ngoài việc cảm thấy nôn nóng, họ còn có khuynh hướng sống khép kín.

Khi đó, bạn hãy thử hỏi “anh có gặp khó khăn gì không?”. Có thể họ sẽ trả lời lại kiểu “dạ không có gì ạ…”, nhưng ít nhất việc này cũng thể hiện thông điệp “tôi có quan tâm đến anh”.

Sau đó, bạn hãy cho anh ấy gợi ý “nếu làm thế này thì sẽ dễ dàng hơn đó”. Chẳng hạn, thời gian đi lại lấy linh kiện bị lãng phí, bạn hãy nói nhỏ với anh ta “cậu thử đặt linh kiện lại gần hơn xem sao?”.

Ở mức độ cá nhân,thay vì nói “làm như thế năng suất công việc tăng lên”, cách nói “làm thế này sẽ dễ dàng hơn đó” sẽ có hiệu quả hơn.Thực tế, chỉ cần một khó khăn trong công việc mất đi, công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn, người nhân viên sẽ cởi mở hơn.